Gérer le mode Hors-Ligne
Le mode Hors Ligne vous permet de continuer de travailler sous MyZimbra.net sans être connecté à internet. Les données créées, ou modifiées seront ainsi synchronisées dès lors que vous aurez de nouveau accès au réseau.
Activer/Désactiver le mode Hors-Ligne
Cliquez sur le bouton « Mode Hors Ligne » visible en haut à droite du webmail.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous proposant d'autoriser ou non le mode Hors Ligne.
Sélectionnez l'option désirée puis cliquez sur OK
Un message vous demandera si vous souhaitez recharger MyZimbra.net pour valider le paramètre.
Cliquez sur Oui.
L'option sera alors prise en compte.
Quand vous serez en mode Hors ligne, une petite icône animée s'affichera à côté du bouton d'activation pour vous indiquer que des transactions sont en cours de réalisation entre MyZimbra.net et votre navigateur.
Paramétrer la retenue des mails du mode Offline
Le mode Offline vous permettra d'avoir accès à une quantité définie de votre historique de mails.
Par défaut, les dossiers sont paramétrés pour conserver 30 jours de messages Hors-Ligne.
Pour modifier ce paramètre, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, puis sélectionnez l'option « Editer Propriétés ».
Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Dans l'onglet Propriétés, modifiez le nombre de jours rentré sur le champ de valeur de la propriété « Hors ligne », puis cliquez sur le bouton OK.
Démarrer une discussion
Cliquez sur le correspondant que vous tentez de joindre dans votre liste de contacts.
Une fenêtre de dialogue s'ouvre.
Il vous suffit ensuite de saisir votre texte, et d'appuyer sur entrée pour l'envoyer.
Pour fermer votre conversation, cliquez sur la croix dans le coin droit supérieur de la fenêtre de discussion.
Activer les flux d'activité
Vous pouvez définir des règles pour que les messages moins prioritaires soient déplacés de la boîte de réception vers un dossier de flux d'activité que vous pouvez vérifier à votre convenance.
Pour ce faire, un bouton paramètres de flux d'activité est disponible sur la page des paramètres de filtres.
Pour activer ce filtre, cliquez sur la case « Activer le transfert des messages vers le flux d'activité ».
Plusieurs options vous seront alors proposées.
Par défaut, les options « Messages envoyés via les listes de distribution auxquelles je suis abonné » et « Messages publicitaires en masse et message électroniques en masse » sont cochés.
Vous pourrez modifier cette sélection, ou étendre le filtrage à des messages qui ne vous sont pas destinés ou des messages de personnes absentes de vos contacts.
Si vous souhaitez que le flux d'activité réponde à des critères supplémentaires,
cliquez sur « Commandes avancées ».
Une fenêtre s'affichera reprenant le visuel de la fenêtre d'ajout de filtre et les options cochées sur Flux d'activité.
Vous pourrez à partir d'ici définir des actions de transfert, de suppression, etc.
La gestion du flux d'activité est considérée comme un filtre par MyZimbra.net.
Il sera ainsi ajouté à la liste des paramètres de filtrages.
Désactiver le flux d'activité
Pour Désactiver le flux d'activité, allez dans « Préférences *» , « *Filtres »,
puis dans les « filtres de messages entrants ».
Sélectionnez « Flux d'activité » dans la liste des filtres actifs.
Cliquez ensuite sur le bouton « Supprimer filtre ».
Ajouter un correspondant
Dans le cadre de MyTalk, cliquez sur les trois traits horizontaux situés à droite de "En ligne".
Un menu apparait.
Cliquez sur l'option « Ajouter un contact ».
Une fenêtre s'affiche.
Entrez l'adresse mail de votre contact puis cliquez sur ajouter.
Le contact sera alors ajouté à votre liste.
L'icône situé à sa gauche indiquera son statut, à savoir si celui-ci est en ligne, occupé, en absence, ou tout simplement déconnecté.
Quand vous souhaitez ajouter un contact, celui-ci doit vous l'autoriser. Tant que votre nouveau contact n'a pas effectué cette action, son nom sera affiché comme déconnecté.
Activer la fonction de recherche dans le dossier courant
Dans le webmail, vous avez la possibilité de limiter la recherche de mail au dossier que vous êtes en train de consulter, de manière à réduire le nombre de résultats afin de pouvoir retrouver votre mail plus rapidement.
Par défaut, votre barre de recherche s'affichera sous cette forme:
Pour activer la fonction, depuis l'onglet "Préférences", cliquez dans la barre de menu latérale sur "Général" et cochez ensuite la case suivante:
Enfin, enregistrez les changements.
La barre de recherche apparaitra dorénavant sous cette forme :
Ici, nous sommes donc par défaut dans le dossier "Réception" (Inbox en anglais).
En saisissant les éléments de la recherche dans cette barre, seuls les mails contenus dans le dossier en cours seront affichés.
Attention, n'oubliez pas de mettre un espace après "in:inbox".
Classer sa messagerie
Les filtres permettent d'appliquer des traitements automatiques aux messages comme leur classement dans un dossier, leur suppression, leur transfert, etc... selon des critères précis comme un mot dans le sujet du message ou bien une adresse d'expéditeur.
Accéder aux filtres
Il est possible d'accéder aux filtres de trois façons différentes :
En passant par les préférences puis "Filtres" pour accéder à leur liste.
Dans un mail en cours de lecture, en cliquant avec le bouton droit sur l'expéditeur, le ou les destinataires, et en allant dans « Ajouter au filtre »
Dans une liste de mails, en cliquant sur un courrier avec le bouton droit et en allant sur l'option « Nouveau filtre »
Créer un filtre
Cliquez sur le bouton « Nouveau filtre », une fenêtre s'ouvre.
Nommez votre règle dans le champ de texte « Nom du filtre »
Si vous souhaitez l'activer dès sa création, cliquez sur la case à cocher « Actif ».
Vous allez ensuite préciser le rôle de votre filtre, à travers l'ajout de règles dans la partie centrale de la fenêtre.
Définissez dans un premier temps la précision de votre filtre, en indiquant si l'une des conditions ou toutes les conditions que vous rentrerez doivent être satisfaites.
Préciser ensuite la nature des renseignements à vérifier, en sélectionnant une option dans le bouton Objet.
Indiquez le critère de recherche qui doit être utilisé (si les termes de recherches correspondent exactement, contiennent un élément nommé de telle manière, etc.)
Et précisez enfin la chaine de caractères utilisés lors du filtrage.
Il vous sera possible d'affiner le filtrage en ajoutant de nouvelles conditions de recherche.
Pour ce faire, appuyez sur le bouton + situé à droite des éléments renseignés.
Par ailleurs, il sera tout aussi facile de les effacer en cliquant sur le bouton -- situé à côté.
Il faut maintenant indiquer une action qu'effectuera notre filtre.
Pour ce faire, renseignez la partie inferieur de la fenêtre, intitulée « Exécuter les actions suivantes ».
Indiquer si il faut déplacer le courriel, le libeller, le supprimer, etc. Là aussi on peut ajouter ou supprimer des éléments de la liste d'action au travers des boutons + et -.
Cliquez sur le bouton « OK »
Votre règle a été ajoutée à la liste de filtres.
Gérer les filtres
Une fois vos filtres générés, ceux-ci restent accessibles via « Préférences » « Filtres ». Il vous est dès lors possible de les modifier ou de les supprimer à l'aide des boutons éponymes.
Notez aussi la présence du bouton « Appliquer le filtre », qui permet d'exécuter le filtrage sur un dossier voulu.
Si vous voulez désactiver un filtre sans le supprimer, cliquez sur celui-ci et sur le bouton « >> Supprimer ».
Vous pourrez le réactiver en le sélectionnant de nouveau et en cliquant sur le bouton « << Ajouter »
Notez que nous paramétrons en général des filtres pour le courrier entrant.
Mais MyZimbra.net permet aussi de filtrer le courrier sortant, pour libeller par exemple sur son mail le courrier personnel en identifiant une adresse précise.
Le champ d'application est vaste.
Gérer les options de délégation
La création d'une délégation se fait depuis la boite qui doit autoriser une autre personne à envoyer des mails en son nom.
Depuis l'onglet « Préférences » rendez-vous à la catégorie « Compte ».
Dans le cadre « Paramètres du compte principal », recherchez la section « Les utilisateurs suivants ont une droit délégué à ce compte ».
Ajouter un délégué
Dans les paramètres de délégation, cliquez sur le bouton « Ajouter un délégué ».
Une fenêtre s'ouvre :
Renseignez l'adresse mail de la personne qui sera autorisée, dans le champ de texte, puis précisez si le compte doit « envoyer comme » (ce qui sera invisible pour les correspondants), ou « de la part de », c'est à dire que les correspondants sauront qu'une personne tierce est autorisée à gérer la boite.
Validez en cliquant sur le bouton « OK ».
La boite s'affichera dans la liste des comptes délégués et un mail de notification lui sera envoyé.
Modifier un délégué
Sélectionnez le compte délégué à modifier.
Cliquez sur le bouton « modifier les autorisations ».
Une fenêtre s'ouvre :
Modifier les informations de délégation et cliquez sur OK pour valider.
Supprimer un délégué
Sélectionnez le compte délégué à modifier puis cliquez sur le bouton « Supprimer ».
Le compte sera retiré de la liste de délégation.
Rédiger un mail avec la délégation
L'utilisateur autorisé à utiliser une délégation retrouve ainsi un nouveau bouton expéditeur lorsqu'il compose un message :
Cela lui permet tout simplement de choisir si le message doit être envoyé en son nom ou au nom de la boite qui lui a été déléguée.
Mise en œuvre d'une redirection de mails
Via l'onglet « Préférences *» cliquez sur « *Mail » puis recherchez le cadre « Réception des mails ».
Dans le champ « Faire suivre une copie à », indiquez l'adresse du destinataire de vos messages.
Vous pouvez au besoin demander à MyZimbra.net de ne pas déposer de copie des mails dans votre boite en cochant « Ne pas garder de copie locale des mails ».
Ainsi le compte ne servira plus qu'à titre de transit.
Dans ce cas, il est très important de s'assurer que l'adresse vers laquelle vous redirigez votre messagerie est valide.
Associer les liens mailto à MyZimbra.net
MyZimbra.net peut être utilisé comme messagerie par défaut des liens vers les adresses électroniques placés sur les sites web.
Ce guide vous indiquera comment réaliser cette opération sur différents navigateurs.
Depuis Firefox
Lors de la connexion à votre compte MyZimbra.net, Firefox affichera un bandeau au-dessus de la page vous demandant si vous souhaitez utiliser MyZimbra.net comme application pour les liens mailto.
Cliquez sur le bouton « Ajouter l'application ».
Vous pouvez aussi vous rendre dans le bouton « Menu » puis cliquer sur « Options ».
La page de configuration s'ouvre.
Rendez-vous dans « Applications » et recherchez dans la liste la ligne mailto.
Il vous suffira de remplacer l'option « Toujours demander » par « Utiliser MyZimbra.net ».
Depuis Internet Explorer/Edge
Internet Explorer ne gère pas directement les liens mailto.
Vous devrez aller dans « Programmes par défaut » et associer un type de fichier ou un protocole à un programme.
Il faudra ensuite modifier le lien mailto sur la ligne correspondante.
Si vous ne pouvez effectuer cette modification, il est possible de contourner le problème en allant dans la base de registre.
Lancez Regedit, puis ouvrez la clef « HKEYCLASSESROOT\mailto\shell\open\command ». Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la valeur « (par défaut) », et sélectionnez l'option « modifier ».
Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Remplacez les « données de la valeur » par « C:\Program Files\Internet Explorer\iexplore.exe https://mail.myzimbra.net/zimbra/?view=compose&to=%1 ».
Depuis Chrome
Lors de la connexion à votre compte MyZimbra.net, Chrome affichera dans la barre d'adresse une icône en forme de losanges fusionnés.
Cliquez dessus pour afficher une bulle.
Cette dernière vous demandera si vous souhaitez autoriser MyZimbra.net à ouvrir tous les liens e-mail.
Cliquez sur « Autoriser » puis sur « OK ».
Accepter un correspondant
Lors de l'ajout d'un contact dans MyTalk, le système transmet une notification de demande de contact à votre correspondant.
Lorsque vous recevez une demande de contact, une bulle jaune de notification apparait dans le bas de la fenêtre.
Le menu vous indique les notifications que vous avez reçu.
Cliquez sur la notification « Demande ajout de contact ». Une fenêtre s'affiche vous demandant si vous acceptez la demande d'ajout. Il suffit de cliquer sur « approuver ».
Utilisation des signatures
Allez dans l'onglet « Préférences » de MyZimbra.net puis dans « Signatures ».
Ces paramètres se composent de deux parties, une section « Signatures » en haut et une section « Utilisation des signatures en bas ».
Le cadre « Signature » permet d'éditer la signature à afficher.
Pour ce faire, sélectionnez une signature dans la liste, elle s'affichera dans le cadre de droite.
Cette liste permettra, entre autre, de créer ou de supprimer les signatures selon vos besoins.
Vous pouvez modifier son nom dans le champ de texte éponyme, et définir si vous souhaitez un format texte simple ou avec mise en forme.
Vous pouvez ajouter une vCard (Carte de visite virtuelle) dans la partie inférieure de ce cadre.
Le cadre « Utilisation des signatures » permet de gérer les règles d'insertion de signatures ainsi que leur disposition sur le mail rédigé.
Une fois ces paramètres modifiés, cliquez sur le bouton enregistrer pour sauvegarder vos changements.
Si vous n'enregistrez pas ces informations, et accédez à une autre fonctionnalité de MyZimbra.net, un message d'avertissement vous demandera si vous souhaitez les enregistrer.
Message en absence MyZimbra.net
MyZimbra.net offre la possibilité d'indiquer un message qui sera automatiquement envoyé en cas d'absence.
Paramétrer
Via l'onglet « Préférences », recherchez la catégorie « Hors du bureau ».
Cette fenêtre s'affiche.
Activez l'option « Envoyer un message de réponse automatique », puis renseignez le texte de votre message.
Le message sera envoyé tant que vous n'aurez pas coché de nouveau « Ne pas envoyer un message de réponse automatique ».
Pour indiquer un message d'absence sur une période précise, cliquez sur « Envoyer des réponses automatiques pendant le délai suivant ».
Il faudra bien entendu définir le début et la fin de cette période, et au besoin, indiquer votre disponibilité.
Pour terminer, sachez qu'il vous est possible de rédiger un message différent selon que vos correspondants disposent d'une adresse MyZimbra.net ou non.
Il faudra alors cocher la case « Envoyer un message de réponse automatique différent aux expéditeurs externes » et y rédiger votre message.
Vous pourrez aussi préciser si ce message doit être envoyé à un correspondant en dehors de votre domaine ou exclure ceux présents dans vos contacts.
Accéder à la messagerie instantanée
Vous pouvez accéder à MyTalk, en ouvrant le volet latéral gauche de la catégorie MyApps (sous vos dossiers) et en cliquant sur MyTalk.
Un volet devrait apparaitre sur le côté droit de l'interface.
Si l'option n'est pas accessible dans le volet latéral, vérifiez sa disponibilité dans
« Préférences > MyApps ».
Créer, rejoindre un salon de discussion
Une fonction de salon de discussion a été mise en place dans MyTalk.
Elle permet de réaliser des discussions comprenant plus de deux participants.
Pour créer un salon, cliquer sur les trois traits horizontaux du volet de discussion.
Dans le menu qui apparaît, sélectionnez l'option « Joindre la discussion ».
Une fenêtre s'ouvre.
Entrez le nom du salon de discussion que vous souhaitez créer ou rejoindre dans le champ éponyme.
Le nom ne doit pas contenir d'espaces.
Vous pouvez indiquer un mot de passe lors de la création du salon afin de discuter en privé avez les seuls utilisateurs en possession de ce mot de passe.
D'autres options peuvent être activées comme « Bookmark » qui permet d'enregistrer les paramètres du salon sur votre MyTalk, ou encore « Autojoin » qui permet, de se reconnecter automatiquement sur le salon Cliquez sur Continuer, MyTalk vérifiera l'existence de ce salon.
Cliquez alors sur le bouton « Joindre ».
Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous demandant si vous souhaitez modifier les réglages par défaut du salon.
La suppression d'un groupe de discussion s'effectue de la même façon que celle pour un contact.
Double fond de la corbeille
La corbeille de MyZimbra.net conserve les données pour une durée de 30 jours. Une fois ce délai expiré, l'élément est envoyé dans le double fond de la corbeille qui le conservera à nouveau 30 jours.
Ce double fond est accessible en effectuant un clic-droit depuis la corbeille et en sélectionnant "Restaurer objets supprimés".
Si vos mails (ou contacts, rendez-vous, documents...) sont présents dans ce double-fond,
la restauration s'effectue en les sélectionnant et en cliquant sur le bouton "Déplacer" en haut à gauche de la fenêtre :
Supprimer un correspondant
Dans la liste de vos correspondants, cliquez sur la flèche faisant face au nom du contact à supprimer.
Une suite d'icônes apparait, cliquez sur celle représentant une croix pour supprimer le contact.
Récupération du courrier dans la corbeille
Ouvrez le dossier corbeille, la liste des messages supprimés il y a moins de 30 jours y est visible.
Sélectionnez le ou les mails que vous souhaitez déplacer.
Cliquez sur le bouton « déplacer les éléments sélectionnés ».
Un cadre s'ouvre. (L'option est aussi accessible sur les messages sélectionnés par un clic droit).
Sélectionnez le dossier dans lequel restaurer vos messages :
Vous pouvez aussi déplacer vos mails d'un simple glissé/déposé :
Récupération de courriers supprimés de la corbeille
Un message supprimé est placé dans votre corbeille.
Après 30 jours dans la corbeille, les messages sont placés dans un double fond non décompté du quota.
Cet espace conservera pendant 30 jours supplémentaires les messages avant leur suppression définitive.
Pour récupérer ces messages, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la corbeille.
Un menu déroulant apparait.
Cliquez sur « Restaurer objets supprimés », une fenêtre s'affiche.
Sélectionnez les mails que vous souhaitez retrouver, et cliquez sur le bouton « déplacer les éléments sélectionnés ».
Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Indiquez dans quel dossier vous souhaitez les récupérer, et cliquez sur OK.
Ces éléments seront de nouveau disponibles.
La corbeille et son double-fond sont des fonctions disponibles aussi bien pour les mails, que pour les calendriers ou encore les contacts.